Ответ следующий - первым делом нужно произвести опрос игроков на следующие темы:
1) Есть ли желание участвовать ?
2) Когда есть возможность приехать (хотя бы дней на 5, меньше смысла нету) ?
3) Куда есть возможность приехать (по деньгам и времени) ?
4) На каких версиях игры готов играть ?

Мои ответы:

1) Да
2) Новогодние праздники (если с работы отпустят), а также весной/летом если отпуск взять.
3) Куда угодно в рамках европейской части СССР
4) ТЕ-full (предпочтительно), TE-light (допустимо), на СоДе играть не буду 100%.

Если по итогам опроса соберется достаточный кворум, то можно будет начинать организационные мероприятия.

12-16 человек на 2-3 дня это получится сродни сексу в сортире на перемене
Оптимальный график = 1 игра в день. Оптимальное количество туров (швейцарка sure) = log_2(N) + 1
Вот и считай - на 16 человек получается как раз 5 дней. Ну 4, если ужаться.

2 Wicc.
Итак, предположу, с большой долей вероятности 4 отборочника будет - Мичуринск, Екатеринбург, Новосибирск, Санкт - Петербург.

Я считаю, что должна быть максимальная свобода у организаторов в выборе условий проведения отборочников.
Считает Питер, что нужно больше времени, полное ТЕ и новогодние праздники - значит, быть по сему.
Считает Мичуринск, что СоД, 3 дня - 5 туров и сроки - конец сентября, значит тоже так тому и быть.
Потому что ругаться из-за мелочей нет смысла, тем более сейчас, когда ничего ещё никем не сделано.
Всю ответственность организатор берет на себя за отборочник, взамен определяет правила.

Тем более, что тусовки очень мало пресекаются друг с другом. Скажем Мичуринск и Питер, у нас местные тусовщики играют только на СоД, к ним добавятся Ворлдовцы.
У вас - питерцы, играющие на полном ТЕ и приедут Баевцы.
Нет, никак не пресечемся.
У Новосибирска и Екатеринбурга в силу расстояния своя специфика, в центральную Россию они могут приехать если только на финал, в силу значимости предприятия.

Так что 4 тусовки точно не будут конкурировать ни в чем, ни в версиях, ни в игроках.

Теперь ждем Москву, Минск и Украину, что скажут.

А 12-16 человек прекрасно сыграют швейцарку в 5 туров за 3 дня, если не отвлекаться на покер и пьянку (сильно не отвлекаться).

ПППС. На финал 12-16 челов - есть 6 центров отбора, значит с каждого по 2-3 игрока?

Все зависит от силы турнира, кто заявится. Отсюда и квоты. Сильный отборочник - больше, слабый - меньше. Но, думаю, давать отборочнику меньше 2 мест не нужно. Вдвоем и на финал ехать интереснее.
Я как запасной аэродром (на финал) держу в уме Мичуринск. Никто не возьмется провести, у меня есть клуб с 25 компами, следственно, примерно 20 человек всегда можно принять. Отсюда и назвал примерную цифру финалистов, около 20.